Manajemen SDM : Langkah-langkah Dalam Seleksi Karyawan Baru

Menurut Prof.Dr.Sondang P.Siagian,MPA dalam bukunya  Manajemen  Sumber Daya  Manusia, proses seleksi terdiri dari paling sedikit delapan langkah yang dapat ditempuh namun tidak semua langkah tersebut harus dipenuhi misalnya dalam hal orang dalam yang diseleksi dalam rangka alih tugas atau promosi karena ada informasi yang sudah dimiliki oleh perusahaan  tentang orang 

tersebut. Langkah-langkah tersebut, yaitu:

1.  Penerimaan surat lamaran

Organisasi/perusahaan pemakai tenaga kerja menempuh langkah ini guna memperoleh kesan pertama tentang pelamar melalui pengamatan tentang penampilan, sikap dan faktor-faktor lain yang dipandang relevan. Dari kesan pertama inilah perekrut mengambil keputusan apakah akan melanjutkan langkah berikutnya atau tidak.  Sebaliknya dengan kunjungan pertamanya ke organisasi/perusahaan, pelamar dapat memutuskan apakah ia akan melanjutkan keinginannya untuk berkarya di organisasi tersebut atau tidak. Artinya dalam kunjungan pertama ini pelamar sudah  akan memiliki pandangan umum tentang organisasi/perusahaan yang akan mempekerjakannya.

2.  Penyelenggaraan ujian

Berbagai ujian diselenggarakan dengan maksud untuk memperoleh informasi yang objektif dan dengan tingkat akurasi yang tinggi tentang cocok tidaknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya. Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang biasanya ditempuh 

oleh pelamar, namun tidak semuanya cocok digunakan  untuk semua pelamar  tergantung macam pekerjaannya misalnya apakah bersifat teknis atau manajerial. 

Jenis tes tersebut,yaitu :

• Tes psikologi
Tes psikologi digunakan untuk mengukur berbagai faktor kepribadian dan diperuntukkan bagi upaya mencocokkan kepribadian pelamar dengan pekerjaan yang tepat baginya.misalnya ada tes psikologi yang digunakan untuk mengukur kepribadian dan temperamen seseorang atau tes psikologi yang digunakan untuk mengukur kreatifitas dan daya nalar seseorang.  Para petugas yang bertanggung jawab melakukan seleksi paca calon pegawai perlu mengenali dan memahami manfaat dari berbagai tes psikologi tersebut.
• Tes yang menguji pengetahuan pelamar
Sebagaimana halnya tes psikologi, terdapat pula tes yang dapat digunakan untuk mengukur pengetahuan pelamar tentang berbagai hal. Terdapat tes pengetahuan yang mengukur pengetahuan seseorang tentang teori dan praktik kepemimpinan, tes yang mengukur kemampuan atau pemahaman seseorang tentang ruang, waktu dan angka-angka dan kecekatan menangkap makna petunjuk verbal dan lain sebagainya.
• Tes pelaksanaan pekerjaan
Bagi karyawan yang diproyeksikan untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional diselenggarakan berbagai jenis tes misalnya tes kemampuan koordinasi fisik bagi mereka yang bekerja di bengkel atau pabrik, tes untuk mengukur kemampuan visualisasi spatial bagi calon gambar. Bahkan tes yang mengukur kemampuan seseorang menghadapi situasi nyata dalam pekerjaan seperti mengambil keputusan dan memecahkan masalah yang diperuntukkan bagi mereka yang akan menduduki jabatan manajerial dan profesional.

3.  Wawancara seleksi

Wawancara sebagai alat seleksi merupakan pembicaraan formal antara perekrut dan pelamar. Jika dilaksanakan dengan baik, wawancara dapat memberikan banyak manfaat diantaranya :

• Kesan kuat tentang akseptabilitas pelamar untuk bekerja dalam organisasi.
• Perolehan jawaban yang agak pasti atas pertanyaan apakah pelamar mampu melaksanakan pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya.
• Perolehan bahan perbandingan antara pelamar yang diwawancarai dengan para pelamar lain untuk pekerjaan yang sama.
• Pengenalan pelamar dengan lebih baik oleh pewawancara.
• Kesempatan bagi pelamar yang diwawancarai untuk lebih mengenal organisasi/perusahaan yang akan mempekerjakannya melalui informasi yang diperolehnya dari pewawancara.

4.  Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya

Salah satu langkah yang biasa diambil dalam keseluruhan proses seleksi adalah mengharuskan pelamar melengkapi dokumen lamarannya dengan surat-surat referensi untuk melengkapi informasi tentang diri pelamar seperti kemampuan intelektual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal-hal lain

yang dianggap relevan.

5.  Evaluasi kesehatan

Hal lain yang sering dilakukan oleh organisasi/perusahaan adalah melakukan evaluasi medis  yang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat. Dua cara yang biasa digunakan adalah dengan pelamar melampirkan surat keterangan dari dokter atau dengan cara melakukan sendiri evaluasi medis dengan mengharuskan pelamar menjalani tes kesehatan menyeluruh ditempat pemeriksaan dan oleh dokter yang ditunjuk oleh perusahaan. Beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi medis adalah sebagai berikut :

• Menjamin bahwa pelamar tidak menderita sesuatu penyakit yang kronis apalagi menular.
• Memperoleh informasi apakah secara fisik pelamar mampu menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya.
• Memperoleh gambaran tentang tinggi rendahnya premi asuransi yang harus dibayar oleh perusahaan.

6.  Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya
Dalam langkah seleksi karyawan baru sangat penting untuk melibatkan atasan langsung dalam proses seleksi. Ada beberapa pertimbangan kenapa hal ini dilakukan diantaranya adalah sebagai berikut :

• Mereka lebih memahami seluk  beluk dan tuntutan teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar.
• Dianggap lebih berkompeten menjelaskan berbagai segi pekerjaan tertentu apabila ditanyakan oleh pelamar.
• Lebih tepat untuk melakukan penilaian mengenai kemampuan dan potensi pelamar karena dikaitkan dengan tugas yang akan dilakukan pelamar.
• Atasan langsung lah yang akan dibebani tanggung jawab untuk mengarahkan, memberikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar setelah dia menjadi pekerja dalam perusahaan yang bersangkutan.
• Jika ternyata di kemudian hari karyawan baru itu tidak atau kurang mampu menyelenggarakan fungsinya, mereka turut bertanggungjawab atas ketidaktepatan dalam proses seleksi.

7.  Pengenalan pekerjaan

Memperkenalkan pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh calon  karyawan apabila nanti terpilih menjadi karyawan baru dan menjadi sarana saling tukar informasi antara pelamar dan perusahaan.

8.  Keputusan atas lamaran

Keputusan terakhir dalam proses seleksi adalah pengambilan keputusan tentang lamaran yang masuk. Siapapun   yang pada akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak yang jelas hal ini menjadi dua hal yang harus mendapat perhatian. Bukti terbaik dari berlangsungnya proses seleksi dengan tepat adalah para karyawan yang mampu  bekerja dengan produktif, memiliki loyalitas yang tinggi dan berperilaku positif.