Materi Microsoft Project : Cara memilih view project

Dalam Microsoft Project terdapat banyak view/tampilan program atau data. Setiap View menampilkan data yang berbeda dan kita bisa melihat informasi yang berbeda pula, seperti informasi Task, informasi Resource, informasi Assignment dan sebagainya. Berpindah antar View adalah aktivitas yang sering dilakukan di Project, karena itulah Microsoft memberikan tab View tersendiri, yang memberikan kemudahan akses ke berbagai View, dan juga memberikan akses ke berbagai perintah dan tombol untuk mempercepat dalam mengubah informasi yang akan dipresentasikan di dalam View. Selain dari menu view terdapat juga menu lain yang berada di samping kiri Task Area.

Terdapat beberapa cara memilih View yang berbeda diantaranya :

• Pilih tab View. 
• Pilih tombol Resource Sheet. 
• Pilih More views, kemudian silahkan pilih view yang diinginkan dan pilih Apply
• Sekarang View sudah berubah, seperti yang ditampilkan oleh nama View.

Materi Microsoft Project : Menentukan Hari Libur (Change Working Time Exceptions)

Pada penjadualan Task dalam Microsoft Project kita bisa membuat pengecualian untuk hari kerja standar, seperti karena adanya hari libur nasional, dan hal ini harus didefinisikan di Project Calendar. Menentukan pengecualian ini untuk memastikan bahwa tidak ada kerja yang terjadual secara default pada saat hari libur, kecuali proyek yang dijalankan tidak meliburkan kegiatannya pada saat hari libur nasional.

Untuk membuat jadual libur pada Microsoft project sehingga pada hari itu tidak ada kegiatan yang terjadual adalah sebagai berikut :

1. Di tab Project, klik icon  Change Working Time.
   
   
   
   
   
2. Pilih kalender yang akan diubah di daftar drop-down. 
3. Di kotak dialog Change Working Time, klik tab Exceptions. 
4. Masukkan Name, Start, dan Finish untuk exception. 
5. kalau sudah selesai, pilih  OK.

Materi Microsoft Project : Cara Membuat Indent/Outdent Task (Subtask)

Ketika kita memasukkan Task ke dalam Schedule, maka akan ditempatkan pada level hirarki yang sama dengan Task yang berada di diatasnya. Ketika kita membuat WBS (Work Breakdown Structure), kita mungkin perlu untuk melakukan Outdent/Indent sebuah Task agar berada pada level yang tepat. Istilah lainnya menjadikan sebuah subtask. Jika ada Task yang berada pada level hirarki yang sama dibawah Task yang akan dibuat Outdent, Task yang dibuat Outdent tersebut akan menjadi Summary Task. Level spesifik dari Task disebut dengan Outline Level. Dan Task bisa dibuat Outdent/Indent, yang berarti mengubah levelnya.Untuk menurunkan levelnya biasa disebut indent. Hal ini untuk mempermudah kita dalam membagi proyek menjadi beberapa tahapan sehingga nantinya akan mempermudah dalam pengerjaannya.

Dalam Microsoft Project cara mengubah outdent/indent adalah sebagai berikut :

1. Pada tab Task, klik tombol Gantt Chart untuk memilih Gant Chart View. 
2. Highlight/sorot Task yang akan dibuat Outdent/indent.
3. Pada tab Task, klik tombol Outdent/Indent Task sesuai dengan keperluan.Sehingga jadinya akan seperti pada gambar dibawah ini.

Materi Microsoft Project: Kupas Milestone dan Cara Memasukkan Milestone Task di Microsoft Project

Milestone adalah suatu bagian item pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau selesai sementara atas  sekelompok atau serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang menjadi bagian dari schedule besar. Item pekerjaan yang dijadikan milestone haruslah item pekerjaan yang dianggap menjadi bagian penting sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya. Contoh adalah pada suatu pekerjaan gedung yang dimulai dari kelompok pekerjaan persiapan lahan,  struktur bawah, struktur atas, finishing dan M/E, lalu site development. Milestone dari pekerjaan gedung pada lingkup di atas adalah:

•     Pekerjaan pemadatan tanah (dari kelompok persiapan lahan)
•     Pekerjaan cor pile cap (dari pekerjaan struktur bawah)
•     Pekerjaan cor lantai paling atas (dari kelompok pekerjaan struktur atas)
•     Dan seterusnya.

Catatan atas contoh di atas adalah apabila akhir suatu kelompok pekerjaan menjadi milestone. Dalam praktiknya, dapat pula untuk membuat milestone atas sebagian dari selesainya suatu kelompok pekerjaan atau selesainya zone tertentu kelompok pekerjaan.

Milestone juga merupakan kejadian penting yang biasanya tdk mempunyai durasi. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress). Salah satu penggunaan Milestone adalah untuk monitoring dan kontrol. 

Materi Microsoft Project : Kupas Tuntas Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure (WBS) merupakan proses awal dari manajemen proyek yang membagi dalam fase-fase project. Pada prinsipnya WBS adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan). Dalam WBS kita akan membuat daftar fase-fase pengerjaan project. Beberapa fase tergantung dari fase sebelumnya, tetapi ada juga beberapa fase yang bisa dikerjakan secara bersama-sama. Dari analisa ini kita bisa memperkirakan kapan project bisa dimulai dan kapan project bisa selesai. Silahkan baca di Cara Membuat Relasi Pekerjaan (Linking Tasks).

WBS ini sangat penting karena  :

• Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
• WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Materi Microsoft Project : Memasukkan Task (Entering Task Name)

Memasukkan Task dalam Microsoft Project merupakan hal yang sangat penting dan salah satu hal utama untuk dilakukan. Daftar task menggambarkan banyaknya pekerjaan yang akan dilakukan dalam sebuah proyek. Task dikelompokkan untuk memberikan hirarki dan biasa dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS) tugas dengan menggunakan Summary Task, yang memungkinkan untuk mengorganisasi daftar Task dengan lebih baik. penjelasan lebih lengkap silahkan baca di Work Breakdown Structure.

Cara untuk menambahkan task dalam Microsoft Project adalah sebagai berikut :

1. Pada tab Task, klik tombol Gantt Chart untuk memilih Gantt Chart View.(kalau sudah dalam view Gant Chart tidak udah lagi).
2. Task dimasukkan di bagian  header Task Name. Ketik saja disana semua task yang ada dalam proyek yang akan dibuat.
3. Kalau mau menggunakan menu bisa juga dengan memilih menu Task kemudian pilih Insert Task, tapi cara ini agak lambat.
4. Setelah diketik tasknya nanti akan muncul nomor task.
5. Jika ingin memperbesar kolomnya, tinggal didrag batas kolom headernya. Persis jika kita menggunakan Microsoft Excell.
6. Jika ingin menyisipkan task baru diantara task yang sudah ada, tinggal klik kanan di tempat yang mau disisipkan task baru kemudian pilih Insert Task.  Jika mau menghapus lakukan hal yang sama dan pilih Delete Task

Materi Microsoft Project : Mengubah Simbol Mata Uang

Pada saat Microsoft Project di install, maka secara otomatis setting mata uang akan menggunakan dollar. Untuk mempermudah aktifitas proyek yang menggunakan mata uang lain selain dollar dalam Microsoft Projek misalnya rupiah kita bisa mengubah jenis mata uang yang akan digunakan.

Cara menggantinya adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu File , kemudian pilih Option
2. Setelah itu pilih kategori  Display
3. Ganti mata uang yang ada di bagian Currency Options For This Project dan settingan lainnya yang dibutuhkan.
4. Kemudian pilih OK

 

Materi Microsoft Project : Cara Membuat Relasi Pekerjaan (Linking Tasks)

Dalam Microsoft Project, relasi pekerjaan dibuat untuk mengaitkan pekerjaan-pekerjaan yang saling berhubungan. Jenis-jenis hubungan yang mungkin terjadi adalah :

1.   Finish to Start (FS)
Suatu pekerjaan (B) tidak boleh dimulai sampai pekerjaan lain (A) selesai.
2.   Start to Start (SS)
Suatu pekerjaan (B) tidak boleh dimulai sebelum pekerjaan lain (A) dimulai juga.
3.  Finish to Finish (FF)
Suatu pekerjaan (B) tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) diselesaikan.
4.  Start to Finish (SF)
Suatu pekerjaan (B) tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) dimulai.

Ada beberapa cara untuk menghubungkan relasi antar pekerjaan dalam Microsoft Project yaitu :
A. Cara Manual

Dengan cara menuliskan langsung di predecessor, misal 2FF atau 3SS sesuai dengan hubungan pekerjaannya..  2FF berarti pekerjaan tersebut baru bisa dikerjakana kalau pekerjaan yang di task ke 2 telah selesai dikerjakan.  3SS berarti pekerjaan tersebut bisa dimulai jika pekerjaan ke 3 dimulai juga.

Materi Microsoft Project : Pengenalan Manajemen Proyek dan Interface Project

Microsoft Project dikembangkan sejak 1984 dengan basis Ms-DOS. Kemudian perangkat lunak tersebut dikembangkan dengan basis Windows dan dikenal dengan nama Microsoft  Project (Ms Project). Tiga versi terakhir dari Ms Project adalah Ms Project 2007, 2010 dan 2013. Project Management Institute (PMI) mendefinisikan Microsoft Project merupakan sebagai sebuah aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan alat pada aktivitas proyek tertentu untuk memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek.  Persyaratan yang dimaksud dikenal sebagai  triple constraints atau project triangle, yang terdiri dari waktu, biaya dan kualitas.

Tiga siklus utama dalam manajemen proyek adalah :

1. Inisiasi
2. Perencanaan
3. Eksekusi

Tiga teknik yang populer digunakan dalam manajemen proyek ialah Gantt Chart, CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation & Review Technique). Disiplin ilmu manajemen proyek menjadi salah satu disiplin ilmu yang paling banyak digunakan untuk membantu menyelesaikan  berbagai macam pekerjaan berkarakteristik proyek.

Materi Pelatihan Microsoft Project

Proyek merupakan rangkaian tugas atau aktifitas yang memiliki suatu tujuan tertentu yang harus diselesaikan sesuai dengan waktu, biaya dan spesifikasi yang telah ditetapkan. sedangkan manajemen proyek adalah pengelolaan suatu proyek yang mencakup proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staff, pengorganisasian, dan pengontrolan suatu proyek.

Microsoft Project merupakan tools yang dapat membantu peyusunan perencanaan dan pemantauan jadwal suatu proyek serta sumberdaya. Tools tersebut sangat membantu dalam perhitungan jadwal suatu proyek secara terperinci kegiatan demi kegiatan yang merupakan keluaran dari Microsoft. Aplikasi tersebut juga dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sector kegiatan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur, dan perhitungan pengeluaran biaya tenaga kerja pada beberapa kegiatan. Tools ini juga dapat menyajikan laporan pada setiap posisi sesuai perkembangan yang terjadi pada proyek. Program ini cocok untuk kontraktor atau instansi pemerintah yang biasa berhubungan dengan manage proyek ataupun juga cocok untuk mahasiswa dalam rangka mempersiapkan skill untuk memasuki dunia kerja.